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万字全面总结,你要的“食堂审计方案”来了!

最后编辑时间:22-03-03 15:36 浏览量 : 3871

按服务提供的对象分,食堂分为外包食堂、内部食堂。外包食堂供应商尚需提供外包费用给公司,羊毛出在羊身上,外包食堂的价格以及菜肴的质量较差。当然也不排除内部食堂的员工福利较差的情况。内部食堂由于其需要人员、原材料、设备等因数,导致其运作成本大于外包食堂。

对内部审计而言,外包食堂需要重点关注的是外包商选择、承包款项收取以及餐饮质量安全监管三个模块。而内部食堂实际情况比较复杂,食堂有采购、仓储、生产、销售、账务处理等多个运营模块,类似于小型的生产制造公司,对其的审计不能仅仅只关注账务处理。

内部食堂主要从以下几方面进行审计:1. 制度建设;2. 合同及证件管理;3. 人员管理;4. 采购管理5. 存货及食品安全管理6. 菜肴及剩余材料管理7. 充值及收银管理;8. 资产管理;9. 废油、馊水管理;10. 账务管理;11. 水吧管理;12. 档口管理。

食堂审计程序

1. 学习最新的食堂流程制度 / 检查前期的审计报告 ,梳理食堂审计重点;

2. 根据梳理的审计重点,梳理需获取资料的资料清单;

3. 现场审计,获取现场审计资料并测试;

4. 审计发现沟通,形成初步审计报告,召开退出会议交流审计发现;

5. 根据全程的审计沟通,进一步完善审计报告;

6. 外部交流和沟通食堂审计要点,并再次完善审计重点。

食堂审计资料清单

重要说明:下列文件除标注为一份的可以提供电子档或者复印件,其余文档均为原件。(内审网注:以下资料须根据被审计单位实际情况判断增删,更多审计干货,请关注公众号内审网)另下列资料请于XX审计期间准备完毕,在审计结束后仍无法提供则审计结论为无此资料。

1. 食堂组织架构图(一份)

2. 食堂工作人员清单(一份)

3. 营业执照、卫生许可证、员工健康证(全部)

4. 食材供应商清单(米、食用油、菜类、干货及配料),定点采购地点(全部)

5. 采购合同(全部)

6. 三月一次的比议价清单(全部)

7. 食材订购清单(全部)

8. 验收记录以及验收异常情况表(全部)

9. 食材出入库明细帐(全部)、食材盘点表(一份)

10. 食堂耗材清单(一份,耗材含食堂员工服饰,一次性筷子等非食材类耗材)

11. 食材保证期表(截止到审计日一份)

12. 食材报废申请书(全部)

13. 厨师工餐食材使用记录(全部)

14. 食堂每日菜谱及对应使用量清单(全部)

15. 地磅的校验记录(全部)

16. 收银日报表(全部)

17. 收银系统维修记录(全部)

18. 馊水、废油处理合同(全部)

19. 每月的食堂收入与预算的运行分析表(全部)

20. 充值台账、坏卡记录、代金券台账(全部)

21. 采购付款申请单(全部)

22. 公司食堂满意度调查表(全部)

23. 食堂设备维护保养记录(全部)

24. 消防设备检点表(全部)

25. 档口出租合同(全部)

26. 保证金明细账(全部)

27. 水电费明细账(全部)

28. 租金收取明细账(全部)

食堂内部审计模块介绍

一、制度建设

制度是内部审计进行审计的评价标准之一,通常制度有两个层面:管理层面的政策文件以及操作层面的流程文件。

如果将一个业务做为一个完整的制度,如采购付款、销售收款、仓库管理等,制度内需要包含运营层面以及财务层面的内容。

一个完整的制度需要涵盖如下要素:制度目的、岗位职责、流程流转时间、异常流程控制、控制痕迹等。即通常意义上的5W+1H,5W为who、where、why、what、when,1H为how。

每当新的制度或者规范出来或者对原版本进行修订后,需要对原有的版本的进行回收控制或销毁,防止经营作业的不规范或无依据。根据实际需要,部门定期进行制度方面的培训,尤其是针对部门新进新人或者制度进行变更的时候。

制度建设这一模块的审计同样也适用于其他审计模块的审计,是一个通用的审计模块。由于是遵循审计或者合规审计(就是检查有没有、是不是、授权是否正确),作业模式类似于内控审计中的制度设计有效性评价。

备注:对于审计术语的解释仅在一次出现的时候进行,在后续再次出现的时候,将不再进行解释。

审计目的(实施审计需要达到的目的):制度完整性以及合理性进行审计,降低操作不规范风险。

审计资料(审计中应获取以及检查的内容):食堂所有制度、制度培训计划、培训签到表、课程评价表。

审计标准(用于评价被审计部门的审计作业):行业标杆做法、国家相关的法律法规。

审计方式(用哪种方法进行审计,审计方法内外审计都类似,主要有访谈、审阅、分析性复核、函证、重新计算):访谈、制度及表单审阅。

审计程序(审计作业的类型):合规审计。

1. 在初次进行制度审计时,重点是制度完整性、合理性、版本的控制的检查为主。后续审计主要以制度更新维护以及版本的控制为主。

2. 审阅制度培训计划、制度培训记录、课程评价表。

审计过程控制(主要是对审计风险或审计异常的控制):缺少某个制度无法评价特定食堂模块是否真实合理。针对整个问题的解决方法是对部门的主管进行访谈确认实际作业标准,并要求该主管在访谈记录上进行签字确认。

审计主要发现

1. 制度完整性:未形成制度、制度内容存在缺失(比如缺少异常控制流程、缺少岗位职责、缺少控制痕迹描述等)。

2. 制度合理性:制度缺少流程或者操作性(制度缺乏操作性只有政策层面的制度)、制度之间不统一、流程设计过于复杂、责任人存在不兼容。

3. 表单完整及合理性:缺少表单、表单不完整。

4. 制度更新及版本控制:新旧版本同时存在、缺版本号、版本号编制不合理、未统一进行版本号的控制、无旧版本回收销毁记录。

5. 制度培训:无培训签到表、无培训评价表、无年度培训计划。

二、合同、证件管理

合同是为了明确双方的权利义务,为今后可能发生的纠纷的处理提供的书面依据。合同一般涵盖下面几个要素:合同双方的权利义务、标的、验收标准、付款方式、意外事项处理等。需要设置合同台帐对所有的合同进行登记管理。

食堂的合同主要是指采购合同、废油废渣回收合同、设备维修合同等。食堂的采购合同以框架性的合同为主,单次采购还是以采购订单为主。在框架合同中未明确的内容,需要在采购订单中进行明确。

证件主要是五证,五证包含营业执照、税务登记证、法人代表身份证、卫生许可证、组织代码证。从事餐饮行业,另外还包含从业员工的健康证。防止卫生局或者工商部门的相关的处罚。

审计目的:合同、证件完整性以及合同的合理性进行审计,防范工商、卫生、法律风险。

审计资料:采购合同、废油废渣回收合同、设备维修合同、营业执照、税务登记证、法人代表身份证、卫生许可证、组织代码证、证件台帐、所有从业人员健康证。

审计标准:合同法、公司的规章制度、食品安全法。

审计方式:审阅、询问。

审计程序:合规审计。

1. 在初次进行合同、证件审计时,需要扫描或者复印相关证件,不含健康证。

2. 对合同的审计主要是审计合同要素的完整性,各要素描述是否清晰、完整。

3. 对证件的审计需要查看证件的有效期及证件外借的记录台帐。

4. 合同双方是否在合同上盖章签字。

5. 对空白的合同文档进行检查,是否存在提前用印或者合同章未妥善保管的情况。

6. 格式合同模板是否正常,要素齐全。

审计过程控制:证件的外借可以通过与证件保管人员进行访谈进行,主要为证件外借的范围、使用目的。

审计主要发现

1. 合同方面:未签订合同仅以口头方式进行合作、合同缺少关键控制要素、合同登记不完整、合同部分条款描述模糊。

2. 证件方面:证件过期、证件外借无管控。

三、人员管理

人员管理一般含人员招聘、离职、薪酬发放、培训、人事资料管理。考勤、请假、均包含在薪酬管理内。食堂工作人员一般内部推荐或者介绍的居多,往往容易造成食堂人事浮肿的情况。

考勤可以分为打卡机、证件、指纹以及签到多种方式。以汉王的指纹考勤机为例,其除了可以指纹考勤外,还可以录像考勤。人的指纹的深浅的关系,如果指纹考勤机无法使用,则可以签到的方式。如果是使用打卡机的,只需要对考勤卡进行检查即可,对照排班表或者正常上班时间,如果考勤异常如存在迟到或者早退,在考勤卡上显示一般都是红色的。

假期一般,如果无存在探亲假而无年假这种情况,需要建议人力资源部门将相关内容进行调整,避免用工风险。

培训部分主要是大金额的委外培训,其审计方式与第一部分制度培训类似。需要关注的重点,比如大金额委外培训,是否签订相关的服务期限合同。

审计目的:降低用人风险,防范个人隐私的侵犯。

审计资料:组织架构图、人员花名册、审计期间的录用人员的简历以及面试记录、试用期考评表、审计期间的考勤记录、考勤签到表审计期间的请假记录、薪酬核算清单、劳动合同。

审计标准:人力资源制度、劳动法。

审计方式:审阅、重新计算、访谈。

审计程序:合规审计、经济效益审计。

1. 人员管理:

(1)通过现场观察、食堂员工以及人力资源部门经理的访谈,确认人力资源配置的情况,属于浮肿还是紧缺。

(2)对应聘记录进行检查,是否存在无相关记录,文件不真实的情况

(3)通过对试用期评价记录的审阅,了解试用期的评价以及薪酬调整情况。

(4)对劳动合同进行检查,劳动合同相关要素是否完整,如薪酬、盖章等情况。到期劳动合同是否存在及时续签。

(5)离职手续是否完整。

2. 薪酬管理:

(1)在合规性上的审计主要是复核正式工临时工的待遇福利是否符合国家最低工资标准,与劳动合同是否相符,试用期工资的标准。

(2)抽查几个月全体食堂员工的薪酬,根据实际出勤情况、加班、请假记录对薪酬进行重新计算。对缺少应聘信息或者临时用工的员工如存在薪酬异常则电话回访进行了解。

(3)询问人事经理是否存在未发放的工资,如何进行的处理。可能会挪用做小金库。

(4)社保缴纳基数是否符合当地最低缴纳要求。

(5)是否存在员工违规罚款,此类法规是否在员工手册中有明确规定。罚款是否被用于小金库。

3. 人事资料管理:查阅人事资料查阅登记表,是否存在不合理的查阅或者违规查阅。

审计过程控制:由于部分公司在对人员薪酬上有保密的控制措施,在薪酬福利方面,可能不方便审计。这个需要和当时的审计部的主管部门进行沟通后方可开展。

审计主要发现:

1. 人员管理:入职、离职手续办理不全、内部推荐无入职手续、录用员工证件虚构。

2. 薪酬、福利管理:考勤记录不完整、存在代打卡的情况、存在虚构的员工发放工资的情况、社保缴纳基础低于最低要求、离职员工多发薪酬或者多交社保、新入职员工第一个月工资未按实际考勤核算存在多发薪酬的情况、存在私下薪酬调整。

3. 人事资料管理:存在违规借阅。

四、采购管理

食堂采购一般分四种模式:小金额定点采购、定点供应采购、比议价采购、随机采购。这四种采购方式小金额定点采购一般为。

小金额采购一般对象是食堂的配料,比如盐、味精、酱油等。好的食堂一般是在超市或者批发供应点进行购置。

定点供应采购一般对象是食堂内的主要食材,比如大米、面粉、食用油等,通过与供应商的签订合同,往往可以获取比较低廉的价格。但是由于市场的行情以及季节的变化,所以对于这一块需要进行3个月一次的询比议价。

比议价采购一般为食堂设备的购置,一般通过市场三家比价进行进行。当然也有部分采购人员,将淘宝、京东、新蛋网上的价格做为询比议价的一个参考标准或者价格。也有将国美、苏宁、超市这种卖场,做为设备购置的地点。

随机采购是根据厨师的配菜要求在当地的大型蔬菜批发市场进行,由于食堂蔬菜、生鲜的价格按照季节的因数波动比较大,食堂价格需三家。比如小肥羊火锅的其审计人员就被要求每天至少从三家菜市场进行市场价格的调查。

审计目的:降低采购风险、提高经济效益。

审计资料:供应商清单、供应商评价表、采购申请单、采购订单、送货单、采购验收单、采购明细账及对应的会计凭证、地磅校验记录表、退货记录。

审计标准:食堂采购制度。

审计方式:审阅、询问、核对、分析性复核。

审计程序:合规审计和经营效益审计为主。

1. 供应商管理:

(1)通过工商局的网站进行供应商资料的检查。如果无工商登记注册或者注册无效,建议上门进行拜访。当然匿名是必须的。

(2)重新计算供应商打分记录表,核对供应商扣分情况是否与供应商实际情况相符。电话回访供应商,是否存在采购罚款的情况。如果有此类情况,则需要向采购部门询问罚款去向,这是小金库的一种收入形式。

2. 采购管理(采购申请、采购订单、比议价记录):

(1)由于食材基本上是按需采购,而配料类的根据实际情况进行购置,所以可以将审计期间的配料使用的数量、采购数量进行匹配管理。是否存在超市小票违规报销的情况,通过员工的私下访谈以及超市小票金额时间的分析性复核可以测试得出结论。

(2)食材的采购价格,审计部可以通过每日的时时追踪做为依据。如果无采购,可以将审计日或者前几日的食材价格进行市场价格走访。也可以通过网上提供的菜市场行情进行参考。另外食堂自行设置的采购价格清单是否完整。

(3)对于采购价格异常的,比如高出正常价格50%以上,则需要进行分析,是否存在回扣的情况。采购回扣审计主要方式是钓鱼录音审计、供应商要挟等多种方式进行审计。采购回扣的审计由于内容较多,这里不进行较多展开,对采购舞弊有兴趣的可以参考8月份的内控内审群刊,里面有采购舞弊的案例,以及审计思路。

(4)设备采购的比议价基础是否一致,供应商的报价单是否存在虚构。报价单是否虚构:看供应商的公司印章,根据报价单的联系资料对供应商进行报价的核实,确实是否参与报价。对于比议价采购是否存在指定供应商且理由不充分的情况。

3. 地磅管理:

(1)地磅是否有定期的校验记录。

(2)与审计部的计量器具比,精确度是否存在异常。对于验收精确度造成的损失最好有一个汇总表,以数量以及金额为统计的主要方向。

4. 验收管理:

(1)检查采购验收单,签字记录是否完整。是否存在私下采购的情况。

(2)验收标准是否明确,是以物品的净重还是毛重。

(3)对于超额收货是否有相关管控

(4)对于特殊食材的检验标准是否完整。

5. 退货处理:是否进行让价接受,非让价接受,是否对于缺少部分进行验收。

6. 账务处理:

(1)查看是否采购订单、采购验收单、送货单三单进行了匹配进行账务处理。未匹配的原因是什么,如何解决的。

(2)是否将设备或者固定资产当做一次性费用进行账务核算。

审计过程控制:对于供应商是否存在关联,比如为食堂厨师亲属开设等,正确的处理方式是看公司规定。如果规定可以但是需要权限审批,当然首要前提是价格与市场同类供应商的价格类似。如果无规定,则需要将此事件报知公司管理层。在告知前,最好有货物采购或者采购,价格偏高或者质量低下的审计发现。如果是集团的董事长或者总经理的亲戚开设,这种情况就避免汇报。如果是分、子公司的人员开设则需汇报此类情况。

审计主要发现:

1. 供应商管理:供应商资料不全、供应商考评记录不完整、供应商存在关联关系。

2. 采购管理:私下采购、比议价基础不合理、未三家比价、采购下单过多或单批次采购过多。

3. 地磅管理:地磅精度不精确。

4. 验收管理:验收无标准、存在超额收货无审批。

5. 退货处理:退货商品未得到相应管理。

6. 账务处理:账务处理错误、三单不匹配入账。

五、存货及食品安全管理

食堂的存货一般含耗材、食品类。耗材主要是一次性筷子、一次性纸杯、餐巾纸、牙签、餐盘等。食品类存货含生鲜、水果、蔬菜、干货。

生鲜一般是指一些鲜活易腐烂商品,主要有肉类、海鲜以及豆制品、奶制品。

水果一般是指苹果、西瓜,这种时令水果。

蔬菜一般是指做菜用的一年及多年草本可食用的植物。

由于存货的特殊性,对存货的保存有特殊的要求,比如生鲜需要保存在库房的特定的设备中,比如冰箱或者水箱内等。

对于贵重食材尤其要注意保管,防止非正常的报废,如员工偷吃等。

审计目的:库存合理,降低食品安全风险。

审计资料:出入库清单、报废单、盘点单、库龄表

审计标准:库房制度

审计方式:审阅、询问、盘点、重新计算

审计程序:合规审计、资产安全审计。

1. 对数量比较大或者单价较高的物品结合出入库单、损耗单、供应商发货单进行分析,是否存在伪造库存台帐的情况。另外还需要注意数字之间的逻辑勾稽关系是否正常。

2. 单价高的、损耗高的物品进行账实核对,主要是计量管理。建议审计部自行购置电子称等,以方便审计。

3. 对于报废清单的报废理由进行分析检查,是否属于合理报废。对大金额的报废的物资的去向以及处理情况进行追踪。

4. 检查库龄表,询问管理人员如何处理长库龄的食品。

审计过程控制:

1. 盘点过程控制:

(1)可以通过拆物品外包装进行盘点,最好以监盘为主,避免出现自行盘点过程中,造成的物品的毁损。

(2)盘点时,请勿将盘点清单提前提供给库存人员。

2. 无出入库以及库存台帐:建议与供应商取得发货单,请不要做函证,函证无意义。或者从会计凭证取得所有的收货单。

审计主要发现:

1. 出入库:账实不符、食品被挪用。

2. 日常保管:食品超保质期、熟食以及生食未隔离保管等。

3. 存货报废:存货报废不真实、报废处置不及时、报废原因不合理。

六、菜肴及剩余材料管理

菜肴及剩余材料的管理涵盖食物烹饪、厨房管理、定价管理、剩余材料管理。

食物烹饪涵盖不兼容食物烹饪、特殊食材烹饪、试菜工具管理、半成品成品存放管理、废弃物管理。不兼容食物管理,主要是菜单管理中,部分食物如果是一起烹制会造成食物中毒。特殊食材比如猪肝、豇豆等有毒性的食物的烹饪是否有管理。是否有专人的试菜工具对才进行试用。每餐的菜肴的制作总量是否符合当次的需求。

厨房管理基本属于5S管理的范畴,5S管理属于日资企业的管理。就是日语清理、清洁、整顿等5个单词的首个字母。

定价管理这个视企业对食堂的管理要求,有的是公司承担、有的是员工公司承担、还有是员工自行承担。但内部食堂基本上属于公司福利性质的支出。只要保证预算与收入相抵即可。

剩余材料管理,是指烹饪过程中的边角料,有的食堂做法是将剩余的边角料用于食堂员工共餐管理。

审计目的:合理控制成本,降低食品安全风险。

审计资料:每日、每月的收入与支付分析表、5S自检表、老鼠蟑螂的灭除记录。

审计标准:菜肴清单。

审计方式:审阅、现场观察。

审计程序:合规审计、5S审计。

1. 查看食堂菜肴清单,是否存在不兼容食物。对于特殊食材是否有特定的烹饪方法规定。

2. 查看食堂5S自检表以及现场观察食堂现场作业情况。

3. 对于食堂的每日、每月的收入与支付分析表进行分析复核。

4. 询问厨师,对于边角料的控制。

审计过程控制:现场观察过程中,需要对脏乱差的情况进行拍照管理。

审计主要发现:

1. 食物烹饪:特殊食物烹饪无标准方法。

2. 食堂管理:现场脏乱差、未定期进行老鼠蟑螂的灭除。

3. 定价管理:菜肴制作的成本高出公司的预算。

4. 剩余材料管理:剩余材料(边角料)无管控。

七、充值及收银管理

公司内部食堂的收银分好几种,分别为:现金、卡、券。这三种模式导致审计的模式也不一样。

一般公司食堂使用的收费系统是金龙卡系统。此类卡的需要注意的是未使用卡的管理、报废卡管理以及卡的押金管理。部分公司的卡是记名性质的,在丢失或者报废时需要额外支付费用来管理。

有些公司的做法是定期将金额冲入卡内,员工可以随意使用,到月底也不过期。未使用的金额可以购买水吧的物品等。

另外一种是临时性的,比如代金券性质的纸质消费券。这种一般需要有有效期、特别标识以防止员工虚构或者伪造消费券。

收银一般就是结算以及。收银最怕的就是通过删除消费记录来截留收入。关于收银审计的专项审计将在后续的群刊中介绍,在这里仅做一般的审计介绍。还有一些小的风险,就是收银员与员工熟悉,少打单或者飞单吧。

部分公司由于其实际情况会将内部食堂划分为一般员工食堂以及公司中高层食堂。而公司中高层食堂是完全免费的。在中高层食堂中,就需要签到管理。有时为了特殊照顾,比如公司孕妇、病人也会安排在中高层食堂中就餐。

审计目的:合理控制成本,降低收银风险。

审计资料:食堂就餐签到表、消费券台帐、食堂满意度调查表、充值记录、收银系统日志、收银日报表。

审计标准:就餐制度、充值制度规章。

审计方式:审阅、现场观察、重新计算。

审计程序:合规审计、经济效益审计。

1. 卡:

(1)询问充值人员卡的押金的管理。

(2)检查坏卡的清单以及在系统内对应卡的消费记录。

2. 券:

(1)检查券的印制:包括券的特殊标识,编码,有效期,面值等

(2)检查券的发放、回收:对券的发放台帐以及实存未领用券进行盘点、对审计期间的收银日报表进行盘点。

(3)检查券的作废:券是否用特殊标识进行作废处理,比如不可利用作废。

3. 收银:

(1)收银结束,对收银进行系统数据以及实际收银数据进行核对,非现金非券单纯为卡的消费不需要此类审计。

(2)就餐现场观察是否存在现金收银或者飞单的情况。

审计过程控制:在系统日志与收银情况进行核对的时候,最好需要借助专业的it人员或者具备IT经验的人来承担此审计责任。

审计主要发现:

1. 卡:坏卡未作废存在实际消费、卡的押金被挪用做小金库。

2. 券:存在伪造的代金券、代金券无有效期、特殊识别码控制导致容易伪造、代金券保管与台帐不符。

3. 收银:存在飞单、删除销售数据截取收入。

八、食堂资产管理

食堂的资产一般含食堂的设备。对食堂的资产的审计一般还包含账务上的入账、折旧、报废管理,还有与设备相关的维修以及包养的记录的审计。

审计目的:合理控制成本,降低资产风险。

审计资料:资产盘点表。

审计标准:资产管理制度。

审计方式:盘点、审阅、现场观察、重新计算。

审计程序:合规审计、经济效益审计。

1. 根据资产明细账对食堂的资产进行盘点,确认食堂资产的数目。

2. 对资产的折旧进行重新核算。

3. 对资产的报废以及处置的三家比价进行合理分析。

4. 对资产的维修以及维修零配件的购买使用进行合理性分析。

审计过程控制:

1. 资产的购置需要与资产的维修状况进行分析比较。

2. 由于部分资产未达到固定资产的标准,则需要将此类资产也做为资产清单进行盘点。而并非只是对达到固定资产的固定资产财务帐进行盘点。

审计主要发现:

1. 资产日常管理:资产账实不符、资产折旧政策不合理。

2. 资产维修:零配件购置不合理、资产维修金额虚高。

3. 资产报废处置:资产被低价出售、资产被不合理报废、资产被侵占或利用报废被侵占。

九、废油、馊水管理

食堂的废油、馊水都是属于可以收取收入的部分,审计需要关注的重点是该笔是否入账,或者挪作小金库。

审计目的:降低运营风险。

审计资料:废油、馊水出售合同。

审计标准:合同法。

审计方式:审阅。

审计程序:合规审计、经济效益审计。

1. 合同内是否对废油、馊水的用处做了规定,比如禁止规定使用于炼制地沟油。现在媒体太厉害,有时又是竞争对手下药,防不胜防。

2. 对回收商的选用过程进行合理分析。


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