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大学食堂装修审计方案

最后编辑时间:22-01-05 10:19 浏览量 : 2376
食堂内部审计简介


按服务提供的对象分,食堂分为外包食堂、内部食堂。外包食堂供应商尚需提供外包费用给公司,羊毛出在羊身上,外包食堂的价格以及菜肴的质量较差。当然也不排除内部食堂的员工福利较差的情况。内部食堂由于其需要人员、原材料、设备等因数,导致其运作成本大于外包食堂。

对内部审计而言,外包食堂需要重点关注的是外包商选择、承包款项收取以及餐饮质量安全监管三个模块。而内部食堂实际情况比较复杂,食堂有采购、仓储、生产、销售、账务处理等多个运营模块,类似于小型的生产制造公司,对其的审计不能仅仅只关注账务处理。

内部食堂主要从以下几方面进行审计:

1. 制度建设

7. 充值及收银管理

2. 合同及证件管理

8. 资产管理

3. 人员管理

9. 废油、馊水管理

4. 采购管理

10. 账务管理

5. 存货及食品安全管理

11. 水吧管理

6. 菜肴及剩余材料管理

12. 档口管理



食堂审计程序概述


一、食堂审计程序

     1. 学习最新的食堂流程制度 / 检查前期的审计报告 ,梳理食堂审计重点;

     2. 根据梳理的审计重点,梳理需获取资料的资料清单;

     3. 现场审计,获取现场审计资料并测试;

     4. 审计发现沟通,形成初步审计报告,召开退出会议交流审计发现;

     5. 根据全程的审计沟通,进一步完善审计报告;
     6. 外部交流和沟通食堂审计要点,并再次完善审计重点。

二、食堂审计资料清单

     重要说明:下列文件除标注为一份的可以提供电子档或者复印件,其余文档均为原件。另下列资料请于XX审计期间准备完毕,在审计结束后仍无法提供则审计结论为无此资料。


     1. 食堂组织架构图(一份)

     2. 食堂工作人员清单(一份)

     3. 营业执照、卫生许可证、员工健康证(全部)

     4. 食材供应商清单(米、食用油、菜类、干货及配料),定点采购地点(全部)

     5. 采购合同(全部)

     6. 三月一次的比议价清单(全部)

     7. 食材订购清单(全部)

     8. 验收记录以及验收异常情况表(全部)

     9. 食材出入库明细帐(全部)、食材盘点表(一份)

     10. 食堂耗材清单(一份,耗材含食堂员工服饰,一次性筷子等非食材类耗材)

     11. 食材保证期表(截止到审计日一份)

     12. 食材报废申请书(全部)

     13. 厨师工餐食材使用记录(全部)

     14. 食堂每日菜谱及对应使用量清单(全部)

     15. 地磅的校验记录(全部)

     16. 收银日报表(全部)

     17. 收银系统维修记录(全部)

     18. 馊水、废油处理合同(全部)

     19. 每月的食堂收入与预算的运行分析表(全部)

     20. 充值台账、坏卡记录、代金券台账(全部)

     21. 采购付款申请单(全部)

     22. 公司食堂满意度调查表(全部)

     23. 食堂设备维护保养记录(全部)

     24. 消防设备检点表(全部)

     25. 档口出租合同(全部)

     26. 保证金明细账(全部)

     27. 水电费明细账(全部)

     28. 租金收取明细账(全部)



食堂内部审计模块介绍


一、制度建设

     制度是内部审计进行审计的评价标准之一,通常制度有两个层面:管理层面的政策文件以及操作层面的流程文件。

     如果将一个业务做为一个完整的制度,如采购付款、销售收款、仓库管理等,制度内需要包含运营层面以及财务层面的内容。

     一个完整的制度需要涵盖如下要素:制度目的、岗位职责、流程流转时间、异常流程控制、控制痕迹等。即通常意义上的5W+1H,5W为who、where、why、what、when,1H为how。

     每当新的制度或者规范出来或者对原版本进行修订后,需要对原有的版本的进行回收控制或销毁,防止经营作业的不规范或无依据。根据实际需要,部门定期进行制度方面的培训,尤其是针对部门新进新人或者制度进行变更的时候。

     制度建设这一模块的审计同样也适用于其他审计模块的审计,是一个通用的审计模块。由于是遵循审计或者合规审计(就是检查有没有、是不是、授权是否正确),作业模式类似于内控审计中的制度设计有效性评价。

     备注:对于审计术语的解释仅在一次出现的时候进行,在后续再次出现的时候,将不再进行解释。


审计目的(实施审计需要达到的目的):制度完整性以及合理性进行审计,降低操作不规范风险。

审计资料(审计中应获取以及检查的内容):食堂所有制度、制度培训计划、培训签到表、课程评价表。

审计标准(用于评价被审计部门的审计作业):行业标杆做法、国家相关的法律法规。

审计方式(用哪种方法进行审计,审计方法内外审计都类似,主要有访谈、审阅、分析性复核、函证、重新计算):访谈、制度及表单审阅。


审计程序(审计作业的类型):合规审计。

     1. 在初次进行制度审计时,重点是制度完整性、合理性、版本的控制的检查为主。后续审计主要以制度更新维护以及版本的控制为主。

     2. 审阅制度培训计划、制度培训记录、课程评价表。


审计过程控制(主要是对审计风险或审计异常的控制):缺少某个制度无法评价特定食堂模块是否真实合理。针对整个问题的解决方法是对部门的主管进行访谈确认实际作业标准,并要求该主管在访谈记录上进行签字确认。


审计主要发现

     1. 制度完整性:未形成制度、制度内容存在缺失(比如缺少异常控制流程、缺少岗位职责、缺少控制痕迹描述等)。

     2. 制度合理性:制度缺少流程或者操作性(制度缺乏操作性只有政策层面的制度)、制度之间不统一、流程设计过于复杂、责任人存在不兼容。

     3. 表单完整及合理性:缺少表单、表单不完整。     

     4. 制度更新及版本控制:新旧版本同时存在、缺版本号、版本号编制不合理、未统一进行版本号的控制、无旧版本回收销毁记录。

     5. 制度培训:无培训签到表、无培训评价表、无年度培训计划。

二、合同、证件管理

     合同是为了明确双方的权利义务,为今后可能发生的纠纷的处理提供的书面依据。合同一般涵盖下面几个要素:合同双方的权利义务、标的、验收标准、付款方式、意外事项处理等。需要设置合同台帐对所有的合同进行登记管理。

     食堂的合同主要是指采购合同、废油废渣回收合同、设备维修合同等。食堂的采购合同以框架性的合同为主,单次采购还是以采购订单为主。在框架合同中未明确的内容,需要在采购订单中进行明确。

     证件主要是五证,五证包含营业执照、税务登记证、法人代表身份证、卫生许可证、组织代码证。从事餐饮行业,另外还包含从业员工的健康证。防止卫生局或者工商部门的相关的处罚。


审计目的:合同、证件完整性以及合同的合理性进行审计,防范工商、卫生、法律风险。

审计资料:采购合同、废油废渣回收合同、设备维修合同、营业执照、税务登记证、法人代表身份证、卫生许可证、组织代码证、证件台帐、所有从业人员健康证。

审计标准:合同法、公司的规章制度、食品安全法。

审计方式:审阅、询问。


审计程序:合规审计。

     1. 在初次进行合同、证件审计时,需要扫描或者复印相关证件,不含健康证。

     2. 对合同的审计主要是审计合同要素的完整性,各要素描述是否清晰、完整。

     3. 对证件的审计需要查看证件的有效期及证件外借的记录台帐。

     4. 合同双方是否在合同上盖章签字。

     5. 对空白的合同文档进行检查,是否存在提前用印或者合同章未妥善保管的情况。

     6. 格式合同模板是否正常,要素齐全。


审计过程控制:证件的外借可以通过与证件保管人员进行访谈进行,主要为证件外借的范围、使用目的。


审计主要发现

     1. 合同方面:未签订合同仅以口头方式进行合作、合同缺少关键控制要素、合同登记不完整、合同部分条款描述模糊。

     2. 证件方面:证件过期、证件外借无管控。

三、人员管理

     人员管理一般含人员招聘、离职、薪酬发放、培训、人事资料管理。考勤、请假、均包含在薪酬管理内。食堂工作人员一般内部推荐或者介绍的居多,往往容易造成食堂人事浮肿的情况。

     考勤可以分为打卡机、证件、指纹以及签到多种方式。以汉王的指纹考勤机为例,其除了可以指纹考勤外,还可以录像考勤。人的指纹的深浅的关系,如果指纹考勤机无法使用,则可以签到的方式。如果是使用打卡机的,只需要对考勤卡进行检查即可,对照排班表或者正常上班时间,如果考勤异常如存在迟到或者早退,在考勤卡上显示一般都是红色的。

     假期一般,如果无存在探亲假而无年假这种情况,需要建议人力资源部门将相关内容进行调整,避免用工风险。

     培训部分主要是大金额的委外培训,其审计方式与第一部分制度培训类似。需要关注的重点,比如大金额委外培训,是否签订相关的服务期限合同。


审计目的:降低用人风险,防范个人隐私的侵犯。

审计资料:组织架构图、人员花名册、审计期间的录用人员的简历以及面试记录、试用期考评表、审计期间的考勤记录、考勤签到表审计期间的请假记录、薪酬核算清单、劳动合同。

审计标准:人力资源制度、劳动法。

审计方式:审阅、重新计算、访谈。


审计程序:合规审计、经济效益审计。

     1. 人员管理:

      (1)通过现场观察、食堂员工以及人力资源部门经理的访谈,确认人力资源配置的情况,属于浮肿还是紧缺。

      (2)对应聘记录进行检查,是否存在无相关记录,文件不真实的情况

      (3)通过对试用期评价记录的审阅,了解试用期的评价以及薪酬调整情况。

      (4)对劳动合同进行检查,劳动合同相关要素是否完整,如薪酬、盖章等情况。到期劳动合同是否存在及时续签。

      (5)离职手续是否完整。

     2. 薪酬管理:

      (1)在合规性上的审计主要是复核正式工临时工的待遇福利是否符合国家最低工资标准,与劳动合同是否相符,试用期工资的标准。

      (2)抽查几个月全体食堂员工的薪酬,根据实际出勤情况、加班、请假记录对薪酬进行重新计算。对缺少应聘信息或者临时用工的员工如存在薪酬异常则电话回访进行了解。

      (3)询问人事经理是否存在未发放的工资,如何进行的处理。可能会挪用做小金库。

      (4)社保缴纳基数是否符合当地最低缴纳要求。

      (5)是否存在员工违规罚款,此类法规是否在员工手册中有明确规定。罚款是否被用于小金库。

     3. 人事资料管理:查阅人事资料查阅登记表,是否存在不合理的查阅或者违规查阅。


审计过程控制由于部分公司在对人员薪酬上有保密的控制措施,在薪酬福利方面,可能不方便审计。这个需要和当时的审计部的主管部门进行沟通后方可开展。


审计主要发现

     1. 人员管理:入职、离职手续办理不全、内部推荐无入职手续、录用员工证件虚构。

     2. 薪酬、福利管理:考勤记录不完整、存在代打卡的情况、存在虚构的员工发放工资的情况、社保缴纳基础低于最低要求、离职员工多发薪酬或者多交社保、新入职员工第一个月工资未按实际考勤核算存在多发薪酬的情况、存在私下薪酬调整。

     3. 人事资料管理:存在违规借阅。

四、采购管理

     食堂采购一般分四种模式:小金额定点采购、定点供应采购、比议价采购、随机采购。这四种采购方式小金额定点采购一般为。

     小金额采购一般对象是食堂的配料,比如盐、味精、酱油等。好的食堂一般是在超市或者批发供应点进行购置。

     定点供应采购一般对象是食堂内的主要食材,比如大米、面粉、食用油等,通过与供应商的签订合同,往往可以获取比较低廉的价格。


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